Двойной апостиль: когда одной печати мало и документ вернут на доработку

Вы собрали документы для визы, учёбы или сделки за границей, а иностранный чиновник возвращает их из-за «недостающего штампа». Обидно, особенно если срок поджимает. Чаще всего причина в том, что апостиль нужен не только на оригинале, но и на нотариальном заверении перевода.

Что такое двойной апостиль

Официального термина в законе нет, так называют ситуацию, когда апостилируют два слоя документа. Первый апостиль ставят на сам документ: свидетельство о браке, диплом, справку о несудимости. Второй ставят на нотариальное заверение перевода, потому что для иностранной стороны перевод без подтверждённой подписи нотариуса не имеет силы.

Апостиль напрямую на перевод не ставится. Сначала переводчик подписывает перевод, затем нотариус удостоверяет подлинность его подписи, и только после этого орган юстиции апостилирует уже нотариальную отметку. Получается цепочка, где каждое звено подтверждает предыдущее.

В каких случаях без него документ не примут

Всё зависит от страны назначения и от того, кто документ принимает. Но есть типичные ситуации, где без второго апостиля чаще всего отказывают:

• оформление гражданства, ВНЖ или воссоединения семьи, например в Италии, Испании, Португалии;
• регистрация брака или признание российского брака за рубежом;
• поступление в иностранный вуз и признание диплома;
• открытие компании, оформление наследства или доверенности для сделки с недвижимостью.

Если страна не входит в Гаагскую конвенцию, апостиля недостаточно и потребуется консульская легализация документов. А для ряда стран СНГ действуют Минская и Кишинёвская конвенции, и апостиль там может вообще не понадобиться. Поэтому первым делом уточняйте требования принимающей стороны, а не ориентируйтесь на советы с форумов.

Как оформить всё за один заход

Порядок действий важнее скорости. Перепутаете этапы, и придётся начинать заново.

1. Получите оригинал или свежий дубликат документа.
2. Поставьте апостиль в компетентном органе (ЗАГС, юстиция, архив, в зависимости от документа).
3. Закажите перевод вместе с апостилем, штамп тоже переводится.
4. Заверьте подпись переводчика у нотариуса.
5. Апостилируйте нотариальное заверение, если этого требует страна.

Знакомая оформляла документы для переезда в Испанию. Апостиль на свидетельство о рождении она поставила сама, а перевод сделала у частного переводчика без нотариуса. В итоге всё пришлось переделывать, и потерялось больше двух недель. Если бы она сразу обратилась в бюро переводов в Москве с опытом такой работы, ошибку заметили бы ещё на старте.

Что делать, если время поджимает

Сроки зависят от органа и загруженности, а на каждом этапе может быть очередь. Если вылет, подача в консульство или дедлайн в вузе близко, имеет смысл заказать срочный апостиль через компанию, которая сама подаёт документы и возвращает готовый комплект. Важно сразу сказать, в какую страну и для какой цели нужны бумаги: так специалист подберёт нужную последовательность и не добавит лишних шагов.

Частая ошибка в спешке, это делать апостиль на копию, которая не заверена нотариально, или использовать справку с истёкшим сроком действия. Такие документы отклоняют даже при наличии штампа.

Вопросы и ответы

Можно ли поставить апостиль сразу на перевод?

Нет. Сначала перевод заверяет нотариус, и апостиль ставится уже на его удостоверительную надпись.

Нужен ли двойной апостиль для любой страны?

Не для любой. Многое зависит от правил принимающей стороны, поэтому требования лучше уточнить заранее в консульстве или у организации, куда подаются бумаги.

Что делать, если страна не признаёт апостиль?

В этом случае проводится консульская легализация. Она занимает больше времени, поэтому подготовку лучше начинать заранее.